SDM dan Organisasi Pengantar Bisnis Informatika
1.
Struktur Organisasi
Organisasi
adalah sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja
bersama-sama dalam suatu bentuk yang ditetapkan untuk mencapai sejumlah tujuan.
Sebuah toko kelontong yang dimiliki dan dioperasikan oleh sepasang suami isteri
dapat disebut organisasi.
Seorang pembuat
boneka mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi
tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang yang melaporkan pekerjaannya
kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing).
Setelah organizing dilakukan, perusahaan memerlukan struktur organisasi, pola
organisasi yang meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di
antara posisi-posisi tersebut.
Diagram organisasi
ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi,
mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. Contoh bagan organisasi tampak
dalam gambar di bawah ini :
Gambar
1 : Bagan Organisasi
Bentuk Struktur
Organisasi :
Fungsional
Orang-orang
dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaaketerampilan dan
aktivitas-aktivitas kerja.
Gambar
2 :
Struktur Fungsional
Keunggulan
Fungsional :
·
Penggunaan sumberdaya
yang efisien, skala ekonomis
·
Spesialisasi keterampilan
yang mendalam dan pengembangan
·
Kemajuan karier dalam
departemen fungsional
·
Panduan dan
pengendalian dari manajemen Puncak
·
Koordinasi yang luar
biasa dalam fungsi-fungsi
·
Pemecahan masalah
teknikal yang berkualitas
Kelemahan
Fungsional :
·
Komunikasi lintas
departemen fungsional yang buruk
·
Tanggapan lambat yang
diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
·
Keputusan
terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
·
Tanggung jawab bagi
masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
·
Pandangan terbatas
mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
·
Pelatihan manajemen
umum yang terbatas bagi karyawan
Divisional
Departemen
dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan
produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar
departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.
Gambar
3 :
Struktur Divisional
Keunggulan
Divisional :
·
Cepat tanggap,
fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
·
Memperhatikan kebutuhan
konsumen
·
Koordinasi yang luar
biasa lintas departemen fungsional
·
Pembebanan tanggung
jawab yang jelas bagi permasalahan produk
·
Penekanan terhadap
keseluruhan produk dan tujuan divisional
·
Pengembangan
keterampilan manajemen umum
Kelemahan
Divisional :
·
Duplikasi sumberdaya
lintas divisi
·
Kurang pendalaman
teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
·
Koordinasi yang buruk
lintas divisi
·
Kurangnya kendali
sumberdaya menajemen puncak
·
Kompetesi untuk
sumberdaya perusahaan
Matriks
Rantai komando
divisional dan fungsional diimplementasikan secara simultan dan membebani satu
sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan
beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.
Gambar
4 :
Struktur Matriks
Keunggulan
Matriks :
·
Penggunaan sumberdaya
yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
·
Fleksibilitas dan
adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
·
Pengembangan
keterampilan manajemen umum dan spesialis
·
Kerja sama
interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
·
Pelebaran tugas-tugas
bagi para karyawan
Kelemahan
Matriks :
·
Frustasi dan
kebingungan dari rantai komando ganda
·
Konflik tinggi antara
dua sisi matriks
·
Banyak pertemuan, lebih
banyak diskusi daripada tindakan
·
Membutuhkan pelatihan
hubungan manusia
·
Dominasi kekuatan oleh
salah satu sisi matriks
Tim
Organisasi
membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk
mengkoordinasikan departemen-departemen utama.
Gambar
5 :
Struktur Tim
Keunggulan Tim :
·
Punya beberapa
keunggulan struktur fungsional
·
Mengurangi hambatan
antar departemen, meningkatkan kompromi
·
Mengurangi waktu untuk
merespon, keputusan lebih cepat diambil
·
Moril yang lebih baik,
antusiasme dari keterlibatan karyawan
·
Mengurangi biaya
overhead administrasi rutin
Kelemahan Tim :
·
Loyalitas ganda dan
konflik
·
Waktu dan sumberdaya
lebih banyak untuk pertemuan
·
Desentralisasi tidak
terencana
Jaringan
Organisasi
menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi
lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital. Departemen bersifat independen dan
melayani kontrak dengan sentral untuk mendapatkan keuntungan.
Gambar
6 :
Struktur Jaringan
Keunggulan Jaringan :
·
Daya saing global
·
Fleksibilitas tenaga
kerja / tantangan
·
Mengurangi biaya
administratif
·
Daya saing global
·
Fleksibilitas tenaga
kerja / tantangan
·
Mengurangi biaya
administrative
Kelemahan Jaringan :
·
Tidak ada pengendalian
langsung
·
Dapat kehilangan bagian
organisasi
·
Lemahnya loyalitas
karyawan
2. Deskripsi dan Spesifikasi Tugas/Jabatan
Sebuah deskripsi
jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan
pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah
pekerjaan itu dijalankan.
Deskripsi
jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga
menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang
dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang
memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari
tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari
terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.
Agar deskripsi
jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas
secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah
sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan
yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau
overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan
tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak
terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun
secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
Identifikasi jabatan
Bagian identifikasi
jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal
analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
Ringkasan jabatan
Ringkasan
jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi
dan kegiatan utamanya.
Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban
Bagian ini
memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di
dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta
kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
Wewenang dari pemegang jabatan
Bagian ini
menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan
keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
Standar kinerja
Bagian ini
menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada
masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
Kondisi kerja
Deskripsi
jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan.
Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang
pekerjaan.
Spesifikasi
jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan
factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi
jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk
menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan
pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan
dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan
fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan
karakter.
3. Sistem
Penggajian
Masalah
Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan
berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu.
Bagi Perusahaan,
sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan
Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang
lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan keseimbangan / fairnesses antara apa
yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan
Perusahaan untuk Karyawannya.
Hal ini
tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi
bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada obyektivitas beban
kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah memiliki
Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kuantitatif, akan
sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.
Namun pada
kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan
tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut
kurang sesuai dengan karakteristik lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia
dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman
kurang dipertimbangkan. Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti
pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan
dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidahkaidah yang telah diatur oleh
Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut
oleh Perusahaan.
Untuk itu adalah
sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif,
baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan
kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala
Perusahaan yang serupa.
Sistem Gaji
dengan pendekatan kuantitatif pada umumnya akan lebih mudah diterima dan dipahami
bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil pembobotan. Skor tersebut
akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat Sistem Penggajian
Manfaat Umum: Kemanfaatan
sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen
Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :
·
Sebagai daya tarik bagi
tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
·
Memelihara keberadaan
Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
·
Merupakan
imbalan/kompensasi yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
·
Mencerminkan adanya
keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan
sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
·
Tidak bertentangan
dengan peraturan Pemerintah.
·
Tidak melebihi
kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan
sejenis
Manfaat Khusus :
Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada beban kerja (work load) dan
dilakukan pembobotan secara kuantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara
lain :
·
Terukur bagi setiap
pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau
disepakati secara bersama-sama.
·
Mudah dilakukan
penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju
inflasi tahunan.
·
Fair; karena sebanding
dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.
Metode Pendekatan Sistem Penggajian
Pada prinsipnya,
penilaian jabatan dilakukan dengan membandingkan antara suatu tugas/jabatan
dengan jabatan lainnya. Dari perbandingan tersebut akan diperoleh nilai
masing-masing jabatan yang merupakan nilai relatif suatu jabatan terhadap
lainnya.
Sesuai dengan
tujuannya, maka hasil penilaian jabatan akan digunakan untuk menyusun sistem
gaji; sehingga untuk kepentingan tersebut perlu diketahui karakteristik
pekerjaan yang dapat dikompensasikan. Karakteristik-karakteristik tersebut
lazim disebut sebagai faktor-faktor jabatan (job factors). Jadi obyek jabatan
yang akan diperbandingkan dalam suatu penilaian jabatan adalah faktor-faktor
jabatan. Biasanya obyek jabatan yang diperbandingkan diperinci dalam sejumlah
faktor; semakin banyak jumlah faktor, akan makin memberikan hasil yang lebih
teliti.
Pada umumnya
masing-masing faktor memiliki nilai kepentingan yang berbeda-beda untuk
menyatakan perbedaan ini masing-masing faktor perlu diberikan bobot sesuai
dengan nilai kontribusinya terhadap Perusahaan. Kontribusi yang dimaksud disini
dapat memberikan pengertian yang bermacam-macam tergantung dari kebijakan yang
diambil oleh Perusahaan. Akan tetapi pada umumnya bobot-bobot factor tersebut
disesuaikan dengan manfaat yang diperoleh Perusahaan yang bersangkutan,
khususnya didalam mencapai tujuan Perusahaan.
Karena penilaian
jabatan sifatnya merupakan perbandingan, maka faktor-faktor yang digunakan
harus merupakan ciri utama pada seluruh (sebagian besar) tugas/jabatan yang
digunakan sebagai pedoman untuk menilai seluruh jabatan pada struktur
organisasi yang telah ada (direncanakan untuk dibuat). Dengan lain perkataan,
masing-masing jabatan dibandingkan berdasarkan faktor-faktor yang terdapat
dalam seluruh jabatan.
Untuk lebih
mempertajam aspek faktor-faktor tersebut maka fator itu harus diuraikan lagi
dalam sub-faktor yang lebih rinci dengan tetap mempertimbangkan bahwa subfaktor
inipun mewakili/terdapat dalam seluruh jabatan.
Pada akhirnya
setiap tugas/jabatan akan memiliki nilai dimana penilaiannya dilakukan dengan
melibatkan individu/personel kunci dari dalam Perusahaan yang mengetahui
cakupan tugas dari masing-masing pekerjaan/jabatan yang tertera pada struktur
organisasi Perusahaan.
Nilai hasil
akhir pembobotan untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan disebut sebagai IMBALAN
KINERJA yang diperoleh dengan mengalikan skor yang didapat sebagai hasil
pembobotan dikalikan dengan konstanta rupiah tertentu. Sedangkan
Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan
GAJI POKOK ditambah dengan IMBALAN KINERJA.
Ruang Lingkup Pelaksanaan Sistem Penggajian
Ruang lingkup
penyusunan Sistem Gaji mencakup :
a.
Penelitian Pendahuluan
(Preliminary Survey) :
·
Penelaahan Struktur
Organisasi yang berlaku saat ini.
·
Evaluasi
Pekerjaan/Jabatan (diasumsikan Job Description/Uraian Jabatan dan Spesifikasi
Jabatan telah dimiliki).
·
Penelahaan berbagai
jenis tugas/pekerjaan/jabatan di lapangan (on the spot).
b.
Pembuatan Desain Sistem
Penggjian :
·
Penentuan Faktor-faktor
dan Sub-faktor tugas/jabatan/pekerjaan.
·
Penyusunan Skala Faktor
Jabatan.
·
Penyusunan Skala Gaji
Pokok
c.
Pembobotan Faktor dan
Sub-faktor bersama-sama dengan Key Person (Counterpart).
d.
Pembuatan Skala Gaji
Pokok dengan dasar Pengalaman/Masa Kerja dan Latar Belakang Keahlian.
e.
Penghitungan final
Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi.
f.
Pembuatan Laporan Akhir
g.
Sosialisasi
(memperkenalkan) Sistem Gaji/Imbalan/Kompensasi kepada Karyawan bersama-sama
Key Person masing-masing Unit Kerja.
Blok Diagram Sistem Gaji
Gambar
7 :
Sistem Penggajian
